Prinsip Administrasi Manajemen Henry Fayol

A. Latar Belakang

Siapa yang tidak kenal dengan bapak Henry Fayol, yang mengemukakan ada 14 prinsip dalam menjalankan suatu perusahaan maupun organisasi. Selain itu Henry Fayol adalah seorang Indrustrialis Prancis. Seorang indrustrialis kelahiran Turki ini mengatakan dalam bukunya bahwa teori dan teknik administrasi merupakan dasar pengelolaan organisasi yang kompleks. Banyak perusahaan memegang prinsip-prinsip ini, bahkan tidak hanya perusahaan konvesional saja, perusahaan yang berbasis syariah pun menjadikan prinsip-prinsip ini dalam bidang adminstrasinya  dalam mencapai tujuan dari organisasi ataupun perusahaan.

B. Diantara 14 prinsip-prinsip manajemen:

      1.      Pembagian Kerja atau Division Of Work

            Pembagian kerja merupakan prinsip yang utama dalam menjalankan suatu organisasi ataupun perusahaan, karena harus ditempatkan pada skill yang sesuai dengan kemampuannya masing-masing. Perusahaan akan semakin bagus jika sumber daya manusia didalamnya telah mampu melaksanakan pekerjaan masing – masing dengan baik, spesifik, dan juga tidak memiliki peran ganda yang dapat menghambatnya proses pencapaian kinerja. Menganalisis jabatan atau pekerjaan perlu dilakukan agar dapat menata organisasi serta menetapkan pembagian pekerjaan, spesipikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan.

     Tujuan pembagian kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan supaya pekerjaan yang dilakukan lebih cepat selesai, karena jika tidak ada pembagian pekerjaan bisa saja semua orang yang bekerja akan memperebutkan pekerjaan yang paling mudah diantara pekerjaan-pekerjaan yang ada, padahal banyak pekerjaan lain yang belum dikerjakan. Dengan adanya pembagian kerja pegawai atau karyawan dituntut tanggung jawabnya didalam penyelesaian setiap tugas yang dibebankan kepadanya. Jenis pekerjaan yang beraneka ragam merupakan hal yang sudah biasa didalam suatu organisasi yang mempunyai tujuan yang jelas. Spesialisasi pekerjaan diperlukan karena dalam pembagian kerja terjadi pembagian fungsi-fungsi dimana setiap fungsi tersebut memerlukan keahlian khusus untuk menyelesaikan setiap pekerjaan.

 2.      Wewenang dan Tanggung Jawab (Authority And Responsibility)

        Wewenang dan Tanggung Jawab merupakan alat untuk melakukan perintah atas kekuasaan yang ia miliki untuk dituruti dan dilaksanakan. Akan tetapi masing-masing anggota dan pimpinan telah ditentukan wewenang dan tanggung jawabnya, sehingga dalam menjalankan tugasnya tidak sewenang-wenang dan tidak melampaui wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Bisakah pelimpahan sebagian wewenang atasan kepada karyawannya?, Apa alasannya. Sebuah pertanyaan yang terlahir dalam forum diskusi. Saya mendapat tanggapan bahwa pelimpahan sebagian wewenang atasan kepada karyawan bisa dilakukan, karena dengan pelimpahan tersebut bisa memacu kreatifitas tersendiri bagi karyawan itu dengan catatan tidak melebihi akan kemampuan si karyawan.

        Wewenang, tanggung jawab dan pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang sangat penting dan vital dalam organisasi manajemen. Pimpinan perlu melakukan pendelegasian wewenang dan koordinasi agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Wewenang  pada dasarnya merupakan bentuk lain dari kekuasaan yang sering kali dipergunakan dalam sebuah organisasi. Wewenang merupakan kekuasaan formal atau terlegitimasi. Kewenangan dalam sebuah organisasi bisa dibedakan menjadi :

·         kewenangan lini  (lineauthority),

·         kewenangan staf  (staff authority),

·         dan kewenangan fungsional (functional authority).

Perbedaannya terletak pada jenis keleluasaan dan kekuasaan yang dimilikinya berdasarkan posisinya masing-masing dalam organisasi.

            Tanggung jawab adalah keharusan untuk melakukan semua kewajiban atau tugas-tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima atau dimilikinya. Pelimpahan wewenang pada dasarnya merupakan proses pengalihan tugas kepada orang lain yang sah atau terlegitimasi (menurut mekanisme tertentu dalam organisasi) dalam melakukan berbagai aktivitas yang ditunjukkan untuk pencapaian tujuan organisasi yang jika tidak dilimpahkan akan menghambat proses pencapaian tujuan tersebut.

Tindakan agar Pelimpahan Wewenang Berjalan Efektif :

·         Manajer harus bisa membedakan hal-hal yang bisa dan tidak bisa didelegasikan. Termasuk juga tujuan dari manajer ketika melakukan pendelegasian itu untuk apa.

·         Manajer harus bisa juga menentukan siapa yang memiliki kemampuan untuk menerima pelimpahan wewenang.

·         Selain itu berbagai sumber daya yang dibutuhkan oleh bawahan untuk menjalankan wewenang yang didelagasikan perlu untuk disediakan. Sumber daya ini dari mulai informasi, finansial, maupun sumber daya lainnya yang terkait dengan pelimpahan wewenang yang dilakukan.

Terkadang kekurangpercayaan manajer terhadap bawahan justru akan menghambat dalam keefektifan pelimpahan wewenang. Oleh karena itu berikan tugas yang akan dilimpahkan tersebut sepenuhnya dan jika masih terdapat keraguan, jelaskan hasilnya yang ingin dicapai dari pelimpahan wewenang tersebut, dan bukan caranya. Sebab, cara pengerjaan sangat berbeda dari satu orang keorang lainnya.

            3.      Disiplin (Discipline)

      Henry Fayol sendiri mengungkapkan bahwa disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Disiplin ini sangat erat kaitannya dengan wewenang. Jika wewenang terhambat tidak berjalan dengan semestinya, secara otomatis disiplin akan hilang. Karena pemegang wewenang seharusnya dapat menanamkan jiwa disiplin terhadap dirinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerjaan sesuai dengan wewenang yang ada padanya.  Selain itu disiplin dapat menunjang kerja karyawan ke level yang lebih maksimal, karyawan lebih profesional dalam mengembangkan tugasnya sebagai anggota organisasi atau pun perusahaan tertentu agar dapat  memperoleh hasil akan pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan tersebut yang lebih efektif dan efesien.

Dalam disiplin terdapat juga prinsip-prinsip yang mendalam, yaitu sebagai berikut:

1.      Disiplin Preventif, dimana suatu aktifitas yang dilaksanakan agar mendorongnya para karyawan untuk mengikuti berbagai standar dan aturan, sehingga penyelewengan-penyelewengan dapat dicegah. Dan sasaran pokoknya adalah untuk mendorong disiplin diri karyawan. Dengan cara ini karyawan menjaga disiplin diri mereka dan bukan semata-mata karena suatu paksaan.

2.      Disiplin Korektif, disiplin ini dilakukan untuk menangani pelanggaran terhadap aturan-aturan. Kegiatan korektif sering berupa sesuatu bentuk hukuman dan disebut tindakan kedisiplinan. Sasaran-sasaran tindakan pendisiplinan hendaknya positif, bersifat mendidik dan menilai, bukan tindakan negatif yang bersifat menjatuhkan.

3.      Disiplin Progresif adalah kegiatan yang memberikan hukuman-hukuman lebih berat terhadap pelanggaran-pelanggaran yang berulang. Tujuannya memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengambil tindakan korektif sebelum dikenakan hukuman yang lebih berat. Sebuah contoh sistem disiplin progresif yang disusun atas dasar tingkat berat atau kasarnya hukuman secara ringkas dapat ditujukan sebagai berikut :

a)      Teguran secara lisan oleh penyelia.

b)      Teguran tertulis dengan catatan dalam file personalia.

c)      Skorsing dari pekerjaan satu sampai tiga hari.

d)     Skorsing satuminggu atau lebih.

e)      Diturunkan pangkatnya.

f)       Dipecat. 

4.      Kesatuan Perintah (Unity Of Command)

      Setiap karyawan hanya mendapat satu perintah untuk dapat melakukan suatu pekerjaan dan dari satu atasan saja. Henry Fayol mengatakan kalau seorang karyawan harus bertanggung jawab kepada beberapa atasan akan terjadi kekacauan apalagi bila perintah tersebut berlainan, atau bahkan berlawanan dapat mengakibatkan petunjuk yang bertentangan dan otoritas yang membingungkan. Selain itu, perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja. Muncul pertanyaan, bolehkah karyawan mendapat perintah dari atasannya atasan?. Tentu saja boleh, dengan anggapan bahwa atasan yang lebih tinggi memiliki wewenang yang lebih tinggi dan tanggung jawab yang lebih tinggi juga.

      Pada beberapa perusahaan perintah lisan yang berurusan dengan subyek-subyek penting, diulang kembali oleh penerima perintah untuk meyakinkan kelengkapan dan ketetapannya. Demikian pula perintah-perintah lisan dapat dikonfirmasi secara tertulis apabila penyampaiannya harus diverifikasi dan menjadi dokumentasi. Agar komunikasi lisan dapat berhasil dengan baik perlu dipersiapkan terlebih dahulu.

    Tujuan utama dalam pemberian perintah oleh atasan kepada bawahan adalah untuk mengkoordinir kegiatan bawahan, agar kegiatan masing-masing bawahan yang beraneka ragam macam itu terkoordinir kepada suatu perintah yaitu kepada tujuan perusahaan.

Unsur – unsur perintah : Instruksi resmi, Dari atasan kepada bawahan, Mengerjakan atau tidak mengerjakan sesuatu hal, Realisasi tujuan perusahaan.

    Perspektif Islam dalam kesatuan perintah dapat dilihat dari bagaimana hubungan antara seorang atasan dengan bawahan yang saling bertanggung jawab dan disiplin sehingga menjalin suatu sinergi yang saling mendukung dalam mencapai tujuan. Seorang pemimpin harus memiliki salah satunya sifat : Terbuka, Yang dimaksud disini bukan saja terbuka dalam memberikan informasi yang benar tetapi juga mau memberi dan menerima saran/pendapat orang lain, terbuka kesempatan kepada semua pihak, terutama staff untuk mengembangkan diri sesuai dengan kemampuannya baik dalam jabatan maupun bidang lainnya.

    Sebelum mengambil suatu keputusan terlebih dahulu memberikan kesempatan kepada karyawan, memeberikan saran, pendapat-pendapat, tegasnya manajer mengajak karyawan untuk Ikut serta memikirkan kesulitan organisasi dan usaha-usaha pengembangannya, Mereka tahu arah yang diambil organisasi sehingga tidak ragu-ragu lagi dalam  melaksanakannya, lebih berpartisipasi dalam masing-masing tugasnya, Menimbulkan suatu yang sehat sambil berlomba-lomba mengembangkan inisiatif dan daya inovatifnya.

5.      Kesatuan pengarahan (unity of direction)

            Dalam awal melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan berkaitan erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat wewenang untuk pelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.

 Secara umum tujuan pengarahan adalah sebagai berikut :

Ø  Menjamin Kontinuitas Perencanaan yaitu suatu perencanaan dilakasanakan untuk menjamin kelangsungan perencanaan. Artinya, perencanaan yang ditetapkan walaupun bersifat fleksibel namun prinsip yang tekandung di dalamnya harus tetap dijamin kontinuitasnya.

Ø  Membudayakan Prosedur Standar yaitu dengan adanya pengarahan diharapkan prosedur kerja yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya sehingga lambat laun menjadi suatu kebiasaan.

Ø  Menghindari Kemangkiran yang Tak Berarti yaitu kemangkiran adalah kondisi ketika seorang tidak berada di tempat kerjanya di luar penyebab yang jelas dan tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dengan adanya fungsi pengarahan ini dimaksudkan agar karyawan yang ada terhindar dari kemangkiran yang tak berarti.

Ø  Membina Disiplin Kerja itu mempunyai tujuan lain dilakasanakannya fungsi pengarahan adalah agar tebina disiplin kerja dilingkungan organisasi. Disiplin dapat diartikan sebagai suatu sikap mental yang bersatu dalam kehidupan yang mengandung pemahaman terhadap norma , nilai, dan peraturan, dalam melaksanakan hak dan kewajiban kehidupan Disiplin kerja yang terbina akan memberikan dampak positif terhadap perusahaan, yaitu naiknya produktivitas kerja, baik menyangkut kualitas maupu kuangtitasnya.

Ø  Membina Motivasi yang Terarah merupakan suatu penerapan fungsi pengarahan juga memiliki tujuan membina motivasi kerja yang terarah kepada karyawan. Maksudnya, karyawan melaksanakan pekerjan sambil dibimbing dan diarahkan untuk menghindari kesalah prosedur yang berdampak terhadap keluarannya.

 6.    Mementingkan Kepentingan Organisasi Diatas Kepentingan Sendiri.

     Seorang pemimpin yang baik akan melahirkan seorang pemimpin yang baik juga. Dan seorang pemimpin hendaknya memberikan contoh dalam mengutamakan kepentingan organisasi dari pada diri sendiri. Setiap pengurus haruslah mengabdikan kepentingan sendirinya kepada organisasi, karena selain merupakan suatu syarat penting agar berjalannya kegiatan dengan lancar sehingga akan tercapai tujuan dalam suatu organisasi atau perusahaan tersebut, dan jika karyawan senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi, serta menciptakan lingkungan yang damai.